Baza danych firm kosztuje od kilku groszy do kilku złotych za rekord, ale cena rekordu nie mówi nic o tym, ile zapłacisz za jedną rozmowę z decydentem. Pod jednym hasłem sprzedaje się cztery różne produkty: wyciąg z rejestrów publicznych, bazę teleadresową, bazę z kontaktami do osób decyzyjnych i zweryfikowane leady po rozmowie. Różnią się nie jakością tego samego towaru, tylko tym, ile pracy zostaje po Twojej stronie po zakupie. Plik za 0,04 zł za kontakt jest tani dlatego, że cała kwalifikacja jest jeszcze przed Tobą.
Poniżej rozpisujemy, co realnie dostajesz w każdym z tych czterech produktów, jak wygląda droga od tysiąca rekordów do rozmowy z osobą, która podejmuje decyzję, oraz o co zapytać sprzedawcę, zanim przelejesz pieniądze. Wszystkie współczynniki są założeniami nazwanymi wprost, żeby dało się je podmienić na własne liczby.
Baza danych firm: cztery różne produkty pod jedną nazwą
Rozstrzał cen na rynku bierze się stąd, że „baza firm B2B” u jednego dostawcy oznacza plik z rejestrów, a u drugiego listę kontaktów do decydentów. To nie jest ta sama rzecz w dwóch jakościach. To dwa różne etapy pracy, z których pierwszy jest tani, bo łatwy do zautomatyzowania, a drugi drogi, bo wymaga rozmowy z człowiekiem.
| Co kupujesz | Skąd pochodzi | Co jest w środku | Czego w tym nie ma | Do czego się nadaje |
|---|---|---|---|---|
| Wyciąg z rejestrów publicznych | CEIDG, KRS, rejestr REGON | Nazwa, adres, NIP, PKD, forma prawna, data rejestracji | Telefonu bezpośredniego i nazwiska osoby decyzyjnej. Numer centrali bywa, ale to nie to samo | Do zbudowania listy firm w wybranym PKD i regionie, czyli do zawężenia rynku |
| Baza teleadresowa firm | Rejestry plus dane zebrane ze stron firmowych i katalogów | To co wyżej plus telefon ogólny i adres e-mail typu biuro albo kontakt | Wiedzy, kto w tej firmie decyduje i czy firma w ogóle czegoś potrzebuje | Do kampanii telefonicznej, w której ktoś musi przejść przez sekretariat |
| Baza z kontaktami do decydentów | Dane z profili zawodowych i wzbogacanie rekordów | Imię, nazwisko, stanowisko, czasem telefon bezpośredni albo e-mail służbowy | Potwierdzenia, że osoba nadal tam pracuje i że ma potrzebę teraz | Do kampanii prowadzonej przez własnego handlowca, który sam kwalifikuje |
| Zweryfikowane leady po rozmowie | Rozmowa telefoniczna przeprowadzona przed przekazaniem kontaktu | Kontakt imienny, spełnione kryteria z briefu, notatka z rozmowy, zgoda na kontakt handlowy | Skali. Tu liczy się dziesiątki i setki kontaktów, nie miliony rekordów | Do sytuacji, w której handlowiec ma dzwonić wyłącznie do firm z potrzebą i terminem |
Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.
Pierwszy wiersz tej tabeli można w dużej części złożyć samodzielnie, bo CEIDG, KRS i wyszukiwarka REGON są jawne. Dostawcy baz sprzedają tu przede wszystkim wygodę: gotowe filtry po PKD, regionie, formie prawnej i wielkości zatrudnienia oraz plik w formacie, który wchodzi do CRM bez obróbki. To realna wartość, jeśli Twoim wąskim gardłem jest czas analityka. Nie jest to wartość, jeśli Twoim wąskim gardłem jest liczba rozmów, które handlowiec odbywa w tygodniu.
Ile kosztuje baza danych firm i dlaczego cena za rekord wprowadza w błąd
Cena za rekord jest najgorszą możliwą miarą, bo mianownik jest w niej dowolny. Sprzedawca może zwiększyć liczbę rekordów, dorzucając firmy spoza Twojego segmentu, i cena za rekord spadnie, choć zapłacisz dokładnie tyle samo za to samo. Sensowna miara jest jedna: koszt jednej rozmowy z osobą decyzyjną, która ma potrzebę i termin.
Przejdź przez pięć poniższych poziomów na własnych danych. Jeśli nie znasz swoich współczynników, weź ostrożne i sprawdź je na pierwszej setce rekordów, zanim kupisz kolejne tysiące.
- 1 000 rekordów w kupionym pliku. Punkt wyjścia, za który zapłaciłeś. Tu kończy się to, co sprzedaje dostawca bazy.
- Rekordy z aktualnym numerem. Część firm zmieniła numer, zawiesiła albo zamknęła działalność. Im starsza baza, tym większy ubytek. O datę ostatniej aktualizacji trzeba zapytać wprost.
- Połączenia odebrane. Nie każdy numer odbiera za pierwszym, drugim i trzecim razem. Liczy się liczba prób na rekord, a nie liczba rekordów.
- Rozmowy z osobą decyzyjną. Sekretariat i przypadkowy pracownik to nie decydent. To jest pierwszy moment, w którym w ogóle da się mówić o sprzedaży.
- Rozmowy z potrzebą i terminem. Decydent bez potrzeby w tym kwartale nie jest leadem. Ta liczba, podzielona przez koszt całości, jest realną ceną Twojego leada.
Rachunek robi się czytelny dopiero na końcu tej drabiny. Załóżmy ostrożnie, że z tysiąca rekordów połowa numerów jest aktualna i odbierana w rozsądnej liczbie prób, że do decydenta dociera co czwarta z tych rozmów, i że co dziesiąty decydent ma potrzebę w tym kwartale. Zostaje kilkanaście rozmów, które warto przekazać handlowcowi. Sam plik mógł kosztować kilkaset złotych, więc koszt rekordu wyglądał świetnie. Koszt jednej wartościowej rozmowy jest już liczbą z zupełnie innego rzędu, a do tego trzeba doliczyć kilkadziesiąt godzin czyjejś pracy przy telefonie.
Dla porównania: w modelu rozliczanym za efekt płacisz od 99 do 163 zł netto za zweryfikowany lead albo od 380 do 590 zł netto za potwierdzone spotkanie, zależnie od wielkości pakietu, i te dwie ostatnie pozycje w rachunku, czyli dodzwonienie się i kwalifikacja, są już po stronie wykonawcy. Nie jest to tańsze za kontakt. Jest przewidywalne za wynik, bo kontakt, który nie przeszedł kryteriów, nie trafia na Twoją listę. Skąd się biorą widełki stawek i od czego zależy miejsce w nich, rozkłada na czynniki tekst o tym, ile kosztuje lead sprzedażowy.
Czy kupowanie bazy firm i dzwonienie do nich jest legalne
Tak, przy spełnieniu dwóch osobnych warunków, które łatwo ze sobą pomylić. Pierwszy dotyczy danych: musisz mieć podstawę prawną do ich przetwarzania i wiedzieć, kto jest administratorem. Dane z rejestrów publicznych są jawne, ale jawność nie znaczy dowolność wykorzystania, a umowa powierzenia z dostawcą bazy powinna to opisywać.
Drugi warunek dotyczy samego połączenia. Od 10 listopada 2024 połączenia marketingowe reguluje art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej i nie robi on wyjątku dla relacji między firmami. Numer widoczny w rejestrze nie jest zgodą na kontakt marketingowy. To rozróżnienie decyduje o tym, czy kupiona baza w ogóle nadaje się do tego, do czego ją kupujesz, i omawiamy je szerzej we wpisie o tym, jak wygląda telemarketing a RODO i zgody z art. 398 PKE. Jeśli sprzedawca bazy nie potrafi odpowiedzieć na pytanie o podstawę kontaktu, to jest to odpowiedź sama w sobie.
Zakup bazy danych firm: o co zapytać przed przelewem
Sześć pytań poniżej zajmuje jeden mail i oszczędza sporo pieniędzy. Dostawca, który odpowiada na wszystkie konkretnie, jest zwykle wart swojej ceny, nawet jeśli nie jest najtańszy.
- Data ostatniej aktualizacji rekordów. Nie „baza aktualizowana codziennie”, tylko kiedy sprawdzano konkretnie te rekordy, które kupujesz.
- Źródło każdego pola. Rejestr publiczny to co innego niż numer zebrany ze strony firmowej. Od źródła zależy, czy wolno Ci z tego korzystać.
- Próbka przed zakupem. Kilkadziesiąt rekordów do sprawdzenia. Obdzwoń dziesięć i porównaj z rzeczywistością, zanim zapłacisz za całość.
- Wyłączność albo jej brak. Ten sam plik zwykle kupili inni. Zapytaj wprost, ilu odbiorcom sprzedano ten segment w ostatnim kwartale.
- Podstawa kontaktu i zgody. Kto jest administratorem danych, na jakiej podstawie je przetwarza i co dokładnie podpisujesz w umowie powierzenia.
- Polityka zwrotów. Co się dzieje, gdy w pliku jest 30 procent martwych numerów. Zapis o korekcie albo uzupełnieniu, nie dobra wola.
Najczęściej pomijane jest pytanie o wyłączność. Plik z firmami z jednego PKD w jednym województwie to skończony zbiór, więc jeśli sprzedano go w tym kwartale pięciu firmom z Twojej branży, to Twój handlowiec będzie piątym, który dzwoni w tej sprawie do tej samej osoby. Cena rekordu nie uwzględnia tego, że rozmowa zaczyna się od zmęczenia po drugiej stronie.
Kupić bazę i dzwonić samemu czy kupić gotowe rozmowy
To jest właściwe pytanie, a odpowiedź zależy od tego, czego Ci brakuje. Jeśli masz kogoś, kto codziennie usiądzie do telefonu, i potrzebujesz tylko surowca, baza jest rozsądnym zakupem. Rachunek wychodzi dobrze przy dużej liczbie tanich transakcji i krótkiej rozmowie sprzedażowej.
Jeśli natomiast nie masz kto ma dzwonić, baza niczego nie rozwiązuje, tylko przenosi problem o jeden krok dalej. Zatrudnienie osoby wyłącznie do pierwszych rozmów oznacza rekrutację, wdrożenie i kilka miesięcy, zanim zacznie dowozić powtarzalny wynik, a rotacja na tym stanowisku jest wysoka. Jeżeli idziesz tą drogą, warto od razu ustawić sobie proces naboru, bo pierwsza rekrutacja rzadko bywa ostatnią i łatwiej ją prowadzić, gdy zgłoszenia i rozmowy z kandydatami pilnuje system do prowadzenia rekrutacji zamiast skrzynki mailowej. Alternatywą jest kupowanie od razu wyniku rozmowy, czyli kontaktu, który przeszedł Twoje kryteria. Jak wygląda taki proces od strony budowy listy i pierwszego telefonu, opisuje strona o prospectingu B2B i outsourcingu SDR.
Warto też policzyć to od strony wartości klienta, a nie kosztu kontaktu. Branże, w których jedna podpisana umowa jest warta kilkanaście tysięcy złotych rocznie, znoszą znacznie wyższy koszt pozyskania niż sprzedaż jednorazowa o niskiej marży. Przykładowo w usługach abonamentowych jedna umowa potrafi zwrócić cały pakiet: zestawienie kanałów i kosztu jednej umowy dla takiego przypadku pokazuje strona o reklamie biura rachunkowego, gdzie ten sam rachunek jest rozpisany dla konkretnej branży.
Kiedy baza danych firm jest dobrym zakupem
Nie odradzamy kupowania baz. Są sytuacje, w których to najlepsza możliwa decyzja, i warto je nazwać wprost, zamiast udawać, że jedno rozwiązanie pasuje do wszystkiego.
- Gdy potrzebujesz mapy rynku, a nie kontaktów. Ile firm z danym PKD działa w województwie, jak są rozłożone, ile z nich ma odpowiednią wielkość. Do planowania zasięgu i wielkości zespołu wyciąg z rejestrów jest tani i w zupełności wystarczy.
- Gdy masz obsadzony telefon i wolne moce. Zespół, który i tak dzwoni, a skończyła mu się lista, odzyskuje ciągłość pracy najtaniej właśnie kupioną bazą.
- Gdy sprzedajesz produkt o krótkiej ścieżce decyzyjnej. Im prostsza decyzja po drugiej stronie, tym mniej traci się na braku wcześniejszej kwalifikacji.
- Gdy testujesz nowy segment. Zanim zamówisz kampanię w branży, której nie znasz, kilkaset rekordów i dwa dni własnych telefonów powiedzą Ci, czy w ogóle jest z kim rozmawiać.
Sytuacja odwrotna wygląda tak: handlowcy z pełnym kalendarzem spotkań, którym brakuje wyłącznie pierwszych rozmów, kwartał z konkretnym celem sprzedażowym i produkt, przy którym jedna umowa jest warta więcej niż kilkanaście zweryfikowanych kontaktów. Wtedy dokładanie im pliku z tysiącem numerów obniża, a nie podnosi, liczbę domkniętych transakcji, bo czas handlowca jest droższy niż stawka za kwalifikację. Co dokładnie musi zawierać taki kontakt, żeby handlowiec nie zaczynał od zera, opisuje strona o leadach sprzedażowych na wyłączność.
Podsumowanie
Baza danych firm jest surowcem, nie wynikiem. Kupując ją, kupujesz listę nazw i numerów oraz obietnicę, że ktoś po Twojej stronie zamieni je w rozmowy. Jeśli ten ktoś istnieje i ma czas, to dobry zakup i naprawdę tani. Jeśli go nie ma, plik będzie leżał w CRM i policzysz go jako koszt, którego nic nie zwróciło. Zanim zapłacisz, zadaj sześć pytań z listy powyżej, weź próbkę, obdzwoń z niej dziesięć firm i dopiero wtedy zdecyduj, na którym poziomie drabiny chcesz zaczynać.
Jeśli wolisz zacząć od razu od rozmowy z decydentem, opisz kryteria firm, do których mamy zadzwonić, a odeślemy wycenę kampanii mailem. Pakiet Start obejmuje 30 zweryfikowanych leadów na wyłączność, a umowa jest miesięczna.