Przetarg na sprzątanie wygrywa firma, która spełni warunki udziału, poda cenę najniższą z tych, które da się obronić kalkulacją, i nie pominie żadnego wymogu formalnego. Cena ma w ocenie ofert zwykle największą wagę, więc o wygranej decyduje w praktyce to, jak dobrze policzyłeś koszt godziny pracy na umowie o pracę, środki, nadzór i dojazdy. Kto policzy za nisko, wygra przetarg i straci na nim cały rok, bo umowa publiczna nie pozwala podnieść ceny po podpisaniu poza waloryzacją.
Poniżej opisujemy, gdzie szukać przetargów na sprzątanie biur, jakie przepisy ustawiają zasady gry, jak policzyć cenę, która nie kończy się stratą, i kiedy lepiej iść po kontrakt z firmą prywatną niż po kolejne zamówienie publiczne.
Gdzie szukać przetargów na sprzątanie
Zamówienia poniżej progów unijnych ogłasza się w Biuletynie Zamówień Publicznych, czyli na platformie e-Zamówienia. Zamówienia powyżej progów trafiają dodatkowo do unijnego dziennika TED. Sama oferta jest składana najczęściej przez platformę, którą wybrał zamawiający, więc przed pierwszym przetargiem warto założyć konta na tych, z których korzystają urzędy i szpitale w Twoim regionie.
Szukaj po kodach CPV z grupy 90910000 (usługi sprzątania) i 90911200 (sprzątanie budynków), a nie tylko po słowie „sprzątanie”, bo część ogłoszeń nazywa usługę „utrzymaniem czystości” albo „kompleksową obsługą porządkową”. Płatne wyszukiwarki przetargów oszczędzają czas przy dużym regionie, ale te same ogłoszenia są dostępne bezpłatnie u źródła.
Jak zamawiający ocenia oferty na sprzątanie
Jednostki sektora finansów publicznych nie mogą stosować ceny jako jedynego kryterium ani dawać jej wagi wyższej niż 60%, chyba że opiszą standardy jakości w opisie zamówienia (art. 246 Pzp). W praktyce w sprzątaniu cena waży często właśnie 60%, a reszta punktów rozkłada się na kryteria takie jak czas reakcji na zgłoszenie, zatrudnienie osób z niepełnosprawnością, doświadczenie koordynatora albo ekologiczne środki czystości.
To właśnie w tych 40% jest miejsce na wygraną bez schodzenia z ceny. Firma, która ma koordynatora z udokumentowanym stażem, certyfikowane środki i zatrudnia osoby z orzeczeniem, potrafi wygrać z ofertą tańszą o kilka procent. Zanim zaczniesz liczyć cenę, przepisz kryteria z ogłoszenia i sprawdź, ile punktów bierzesz bez żadnego wydatku.
Sześć wymogów, które zmieniają rachunek przetargu na sprzątanie
Każdy z tych punktów kosztuje pieniądze albo płynność jeszcze przed pierwszą fakturą. Pominięcie któregokolwiek oznacza albo odrzucenie oferty, albo cenę, na której się traci.
| Wymóg | Przepis | Co oznacza | Wpływ na Twój rachunek |
|---|---|---|---|
| Umowa o pracę dla sprzątających | Art. 95 Pzp | Zamawiający wymaga zatrudnienia osób wykonujących usługę na umowę o pracę i sprawdza to w trakcie umowy | Koszt godziny pracy liczysz od pełnych składek, nie od stawki zlecenia |
| Wadium | Art. 281 i 450 Pzp | Do 1,5% wartości zamówienia poniżej progów unijnych i do 3% powyżej, jeśli zamawiający go żąda | Gotówka albo gwarancja zamrożona do rozstrzygnięcia |
| Zabezpieczenie wykonania umowy | Art. 452 Pzp | Do 10% ceny oferty, wnoszone przed podpisaniem umowy | Druga pozycja, która zjada płynność przed pierwszą fakturą |
| Podpis oferty | Art. 63 Pzp | Powyżej progów unijnych podpis kwalifikowany, poniżej także podpis zaufany albo osobisty | Brak ważnego podpisu oznacza odrzucenie oferty bez względu na cenę |
| Rażąco niska cena | Art. 224 Pzp | Wezwanie do wyjaśnień, gdy cena jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia albo średniej ofert | Trzeba udowodnić kalkulację, inaczej oferta jest odrzucana |
| Waloryzacja wynagrodzenia | Art. 439 Pzp | Obowiązkowa w umowach na usługi zawieranych na dłużej niż 6 miesięcy | Sprawdź próg i limit waloryzacji, bo to one chronią marżę przy wzroście płacy minimalnej |
Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.
Najczęstszy błąd formalny jest banalny: oferta podpisana niewłaściwym podpisem albo podpisany tylko plik z formularzem, bez załączników. Jeśli składasz oferty regularnie, trzymaj ważny certyfikat i sprawdź go na kilka dni przed terminem, a nie w ostatniej godzinie. Firmie, która startuje w kilku przetargach w kwartale, wygodniej jest podpisywać dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym w chmurze, bez karty i czytnika przypiętych do jednego komputera.
Jak policzyć cenę w przetargu na sprzątanie biur
Cena w przetargu na sprzątanie pomieszczeń biurowych to w przeważającej części koszt pracy, więc zaczyna się od godzin, nie od metrów. Policz, ile roboczogodzin miesięcznie wymaga zakres z opisu zamówienia: codzienne sprzątanie, mycie okien kilka razy w roku, sprzątanie okresowe, dyżury dzienne. Dopiero potem przelicz to na metr, jeśli formularz wymaga ceny jednostkowej.
- Koszt godziny pracy. Wynagrodzenie brutto na umowie o pracę plus składki pracodawcy, urlopy i zastępstwa chorobowe. Zastępstwa są pozycją, którą najłatwiej pominąć, a w sprzątaniu absencja jest wysoka.
- Środki i sprzęt. Chemia, worki, papier i ręczniki, jeśli są po stronie wykonawcy, plus amortyzacja maszyn. Sprawdź w opisie zamówienia, kto dostarcza materiały higieniczne, bo to potrafi zmienić cenę o kilkanaście procent.
- Nadzór i koordynacja. Koordynator obiektu, kontrole jakości i czas na raporty dla zamawiającego. Przy kilku obiektach dzielisz ten koszt, przy jednym musi go udźwignąć jedna umowa.
- Koszty finansowe. Wadium, zabezpieczenie i termin płatności. Pieniądze zamrożone na rok to realny koszt, nawet jeśli nie widać go na fakturze.
- Rezerwa na wzrost płacy. Jeśli umowa trwa dłużej niż 6 miesięcy, waloryzacja jest obowiązkowa, ale sprawdź jej próg i limit. Różnica między wzrostem płacy minimalnej a limitem waloryzacji wychodzi z Twojej marży.
Tak policzona cena to Twoje minimum. Jeśli okaże się niższa o 30% od średniej ofert, zamawiający wezwie Cię do wyjaśnień i ta sama kalkulacja będzie Twoją obroną, więc zapisz ją od razu w formie, którą da się przedstawić.
Jak wygrać przetarg na sprzątanie: siedem kroków
- Wybieraj obiekty w zasięgu ekipy. Przetarg 50 kilometrów od bazy trudno obsadzić ludźmi na wieczorną zmianę.
- Czytaj opis zamówienia przed formularzem. Zakres, częstotliwość i materiały ustawiają koszt, a formularz tylko go zbiera.
- Zadawaj pytania w terminie. Niejasny zakres wyjaśniony przez zamawiającego obowiązuje wszystkich i chroni przed wyceną „na oko”.
- Jedź na wizję lokalną, jeśli jest przewidziana. Powierzchnia z opisu i powierzchnia do sprzątania to często dwie różne liczby.
- Zbieraj punkty poza ceną. Kryteria jakościowe, społeczne i ekologiczne są tańsze niż zejście z ceny.
- Trzymaj referencje w jednym pliku. Poświadczenia z poprzednich obiektów są wymagane przy warunkach udziału i nie da się ich zdobyć w dwa dni.
- Sprawdzaj wyniki przegranych przetargów. Protokół pokazuje ceny konkurencji, czyli najlepszą wiedzę o rynku w Twoim regionie.
Przetarg na sprzątanie czy kontrakt z firmą prywatną
Przetargi dają duże obiekty i pewną płatność, ale marża jest w nich ustawiana przez najtańszego konkurenta w regionie. Kontrakt z biurowcem, magazynem albo zarządcą nieruchomości działa odwrotnie: nie ma ogłoszenia, więc nie ma licytacji, a wygrywa firma, która porozmawiała z administracją przed końcem obecnej umowy.
| Aspekt | Przetarg publiczny | Kontrakt z firmą prywatną |
|---|---|---|
| Jak wygrywasz | Punktacja: cena i kryteria z ogłoszenia | Rozmowa z osobą odpowiedzialną za budynek |
| Konkurencja | Każda firma, która spełni warunki udziału | Tylko ci, z którymi administrator rozmawiał przed końcem umowy |
| Marża | Cienka, bo cena ma zwykle największą wagę | Negocjowana, zależy od zakresu i jakości |
| Czas do umowy | Od ogłoszenia 1 do 3 miesięcy, plus możliwe odwołania | Od pierwszej rozmowy kilka tygodni, jeśli trafisz przed końcem umowy |
| Płynność | Wadium i zabezpieczenie przed pierwszą fakturą | Bez zabezpieczeń, termin płatności ustalasz w rozmowie |
| Po zakończeniu umowy | Kolejny przetarg, znowu od zera | Przedłużenie, jeśli obiekt jest dobrze obsłużony |
Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.
Rozsądny portfel ma jedno i drugie. Przetargi dają skalę i referencje, kontrakty prywatne dają marżę, która pozwala startować w przetargach bez schodzenia do zera. Pełne porównanie kanałów, którymi firma sprzątająca pozyskuje klientów, razem z kosztem jednego kontraktu w każdym, jest na stronie o reklamie firmy sprzątającej.
Jak zdobyć kontrakt na sprzątanie biura bez przetargu
Administrator biurowca nie ogłasza, że szuka nowej firmy sprzątającej. Zbiera oferty kilka miesięcy przed końcem obecnej umowy albo wtedy, gdy obecna firma zawiedzie, i najczęściej pyta tych, którzy odezwali się do niego wcześniej. Dlatego droga do kontraktu prywatnego to lista obiektów w zasięgu ekipy, telefon do osoby odpowiedzialnej za budynek i pytanie o termin umowy, a nie o cenę.
Tę pracę można wykonać samemu, ale zajmuje kilkadziesiąt rozmów na jeden kontrakt i wypada w tych samych godzinach, w których właściciel firmy sprzątającej przygotowuje oferty przetargowe. Jeśli wolisz zlecić same pierwsze rozmowy, płacisz za zweryfikowany kontakt z notatką: kto dziś sprząta, jaka powierzchnia, co nie działa i kiedy kończy się umowa. Stawka to od 99 do 163 zł netto za kontakt, a jak powstaje, opisuje wpis ile kosztuje lead sprzedażowy. Jeśli zamiast kontaktów chcesz gotowe terminy oględzin, prowadzimy też umawianie spotkań handlowych od 380 zł netto za potwierdzone spotkanie.
Telefon do firmy z ofertą handlową wymaga zgody na marketing bezpośredni, a numer widoczny na stronie firmy nią nie jest. Jak to wygląda po zmianie przepisów, opisuje wpis o telemarketingu, RODO i zgodach.
Podsumowanie
Przetarg na sprzątanie wygrywa się kalkulacją: pełnym kosztem godziny pracy na umowie o pracę, punktami zebranymi poza ceną i bezbłędną stroną formalną. Marża w zamówieniach publicznych jest jednak ustawiana przez najtańszego konkurenta, więc firma, która chce rosnąć w przychodzie na ekipę, potrzebuje obok przetargów także kontraktów z biurami, magazynami i zarządcami.
Jeśli chcesz rozmawiać z administracją obiektów w swoim regionie, a nie masz kogo posadzić przy telefonie, opisz kryteria obiektów, a odeślemy wycenę kampanii mailem. Pakiet Start obejmuje 30 zweryfikowanych kontaktów na wyłączność, a umowa jest miesięczna.