Stałe zlecenia transportowe powstają w rozmowie z firmą, która nadaje towar, a nie w licytacji o pojedynczy ładunek na giełdzie. Droga do nich jest za każdym razem ta sama: lista producentów, hurtowni i dystrybutorów wysyłających towar na kierunkach, które już obsługujesz, telefon do osoby odpowiedzialnej za logistykę, pytanie o obecnego przewoźnika i o termin, w którym można go zmienić, a potem oferta na jeden konkretny kierunek. Cykl trwa od dwóch tygodni do kwartału, więc przewoźnik, który zaczyna szukać kontraktów w miesiącu z pustymi autami, jest już spóźniony.
Poniżej rozpisujemy, u kogo taki ładunek w ogóle powstaje, jak wygląda droga od listy firm do podpisanej współpracy, jakie pięć pytań trzeba zadać w pierwszej rozmowie i ile kosztuje zdobycie jednego stałego zleceniodawcy. Wszystkie współczynniki są założeniami nazwanymi wprost, do podmiany na własne liczby.
Dlaczego giełda transportowa nie daje stałych zleceń
Giełda rozwiązuje jeden problem: puste auto dziś. Robi to dobrze i dlatego łatwo na niej zostać na stałe. Tylko że mechanizm, który tam działa, jest z definicji jednorazowy. Ładunek trafia do przewoźnika, który zejdzie najniżej ze stawką, a następnego dnia ten sam ładunek jest wystawiany od nowa. Nie ma w tym miejsca na rozmowę o tym, ile wozisz miesięcznie, jak szybko podstawiasz auto i co się dzieje, gdy odbiorca przesuwa okno rozładunku.
Drugi problem jest arytmetyczny. Stawka spot reaguje na podaż aut, a nie na Twoje koszty. W miesiącu, w którym ładunków jest mało, przewoźnik bez własnych kontraktów konkuruje wyłącznie ceną z wszystkimi, którzy też mają wolne auta. Kontrakt bezpośredni działa odwrotnie: stawka jest ustalona z góry na kierunek, a rozmowa toczy się o terminowości i dostępności, czyli o rzeczach, w których mniejszy przewoźnik bywa lepszy od dużego.
Z giełdy nie trzeba rezygnować i większość firm tego nie robi. Sensowna proporcja to taka, w której spot wypełnia luki między stałymi kursami, a nie stanowi podstawy obłożenia. Pełne porównanie giełdy z pozostałymi kanałami, razem z kosztem jednego pozyskanego klienta, stoi na stronie o reklamie firmy transportowej.
Gdzie powstaje stałe zlecenie transportowe
Ładunek ma zawsze właściciela i to on decyduje, kto go wiezie. Wszystko pomiędzy, czyli giełdy, spedycje i platformy, jest warstwą pośredniczącą, która pobiera za to marżę. Im bliżej nadawcy zaczynasz rozmowę, tym większa część stawki zostaje u Ciebie i tym trwalsza współpraca, bo nie zależy od cudzej decyzji o podzleceniu.
| Kto nadaje | Jaki ładunek | Jak zleca transport | Ile trwa decyzja | Czym się wchodzi |
|---|---|---|---|---|
| Zakład produkcyjny | Powtarzalne wysyłki do stałych odbiorców, często paletowe, z planem produkcji znanym z wyprzedzeniem | Umowa ramowa z jednym lub dwoma przewoźnikami, stawki ustalane na kierunek | Od miesiąca do kwartału, bo decyzję podejmuje logistyka razem z zakupami | Najczęściej przez rozmowę, kiedy kończy się umowa albo obecny przewoźnik zawiódł przy terminie |
| Hurtownia i dystrybutor | Dostawy do sklepów i punktów odbioru, zwykle krótsze trasy i większa liczba adresów | Mieszanka: własny tabor plus podwykonawcy na szczyty sezonu | Od dwóch tygodni, bo brak auta w sezonie boli od razu | Przez wejście na listę awaryjną i pierwszy kurs w szczycie, który potem staje się stały |
| Sklep internetowy z własnym magazynem | Wysyłki paletowe do klientów biznesowych i zaopatrzenie magazynu, rosnące skokowo | Jeden dostawca na przesyłki gabarytowe, często wybierany na szybko | Od tygodnia do miesiąca | Przez ofertę na konkretny typ przesyłki, której kurierzy nie chcą obsługiwać |
| Spedycja z regularnym kierunkiem | Cudzy ładunek podzlecony dalej, z marżą pośrednika | Lista stałych podwykonawców, aktualizowana, gdy ktoś odpadnie | Od kilku dni | Przez wolne auto na kierunku, który spedycja obsługuje co tydzień |
Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.
Kolumna z długością decyzji jest tu najważniejsza, bo ustawia kolejność działań. Do hurtowni i sklepów dzwoni się przed sezonem, do zakładów produkcyjnych kwartał przed końcem ich umowy. Przewoźnik, który robi jedną akcję telefoniczną w miesiącu przestoju, trafia w firmy dokładnie w środku ich obowiązujących kontraktów i wraca z wrażeniem, że rynek jest zamknięty.
Jak zdobyć stałe zlecenia transportowe: pięć kroków
To nie jest lista pomysłów do wyboru, tylko kolejność, w której jedno wynika z drugiego. Pominięcie pierwszego kroku najczęściej kończy się dzwonieniem do przypadkowych firm.
- Zacznij od kierunków, które już jeździsz. Wypisz trasy, na których masz puste przebiegi albo wolne moce, i dopiero do nich dobieraj firmy. Nadawcy nie interesuje, że obsługujesz „transport krajowy i międzynarodowy”. Interesuje go jedna trasa.
- Zbuduj listę nadawców na tych kierunkach. Producenci i hurtownie w wybranych PKD, z regionu załadunku, w wielkości, która realnie nadaje towar. Rejestry publiczne dają nazwę, adres i PKD, ale nie powiedzą, kto odpowiada za logistykę. To wychodzi dopiero w rozmowie, dlatego lista jest surowcem, a nie wynikiem.
- Zadzwoń do osoby od logistyki, nie do sekretariatu. W mniejszej firmie to właściciel albo kierownik magazynu, w większej specjalista do spraw transportu. Pierwsza rozmowa nie jest o cenie za kilometr, tylko o tym, kto dziś wozi i co w tym nie działa.
- Wyceniaj jeden kierunek, nie cały cennik. Oferta na konkretną trasę, z czasem podstawienia i sposobem rozliczania przestojów, jest porównywalna z tym, co firma ma teraz. Ogólny cennik trafia do szuflady, bo nikt nie ma czasu go przeliczać.
- Poproś o jeden kurs próbny i ustaw termin kolejnego kontaktu. Większość stałych współprac zaczyna się od jednego zlecenia w szczycie, gdy stałemu przewoźnikowi zabrakło auta. Bycie na liście awaryjnej jest tańsze niż wygrywanie przetargu i szybsze.
Pięć pytań, które trzeba zadać w pierwszej rozmowie
Rozmowa bez tych pytań kończy się notatką „byli zainteresowani”, z której nic nie wynika. Z odpowiedziami wiadomo, czy w ogóle jest o czym rozmawiać i kiedy wrócić.
| Pytanie | Co realnie sprawdzasz |
|---|---|
| Kto dziś wozi ten towar | Odpowiedź „mamy stałego przewoźnika” nie kończy rozmowy. Kończy ją dopiero „mamy umowę do końca roku i jesteśmy zadowoleni”. To dwa różne zdania i trzeba usłyszeć to drugie. |
| Jakie kierunki i jak często | Bez wolumenu i kierunku nie ma czego wyceniać. Dwie palety na miesiąc i dwie dziennie to inny produkt, mimo że w rozmowie brzmią podobnie. |
| Co ostatnio nie zagrało | Opóźnienie, brak auta w szczycie, uszkodzenie, brak dokumentów po rozładunku. Tu jest powód, dla którego ktokolwiek zmieni przewoźnika, a bez powodu nie ma zmiany. |
| Kiedy kończy się obecna umowa | Firma, która nie zna tej daty, nie jest jeszcze w procesie decyzyjnym. Firma, która ją podaje, właśnie ustawiła Ci termin kolejnego telefonu. |
| Kto podpisuje | W mniejszych firmach właściciel, w większych logistyka razem z zakupami. Oferta wysłana do osoby, która jej nie podpisuje, zwykle nie dociera dalej. |
Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.
Odpowiedź na czwarte pytanie jest najcenniejsza, a pada najrzadziej, bo mało kto o nią pyta. Data końca umowy zamienia rozmowę bez efektu w konkretny termin w kalendarzu. Dokładnie tego pilnujemy w kampaniach: kontakt bez odpowiedzi na pytanie o moment decyzji nie trafia na listę przekazywanych leadów sprzedażowych na wyłączność i nie liczy się do pakietu.
Ile kosztuje zdobycie jednego stałego zleceniodawcy
Rachunek jest prosty, tylko trzeba go zrobić do końca, a nie zatrzymać się na cenie kontaktu. Przyjmijmy ostrożne założenia do podmiany: z dziesięciu rozmów z osobą odpowiedzialną za logistykę dwie kończą się realną wyceną, a z pięciu takich wycen jedna zamienia się w stałą współpracę. To daje dwadzieścia pięć rozmów na jednego zleceniodawcę.
Teraz druga strona. Jeśli jeden stały klient to 4 000 zł obrotu miesięcznie, przez rok jest to 48 000 zł. Przy stawce od 99 do 163 zł netto za zweryfikowany kontakt dwadzieścia pięć rozmów kosztuje kilka tysięcy złotych, czyli ułamek rocznego obrotu na jednym kliencie. Rachunek przestaje się spinać dopiero wtedy, gdy dzwoni się do firm bez wolumenu na Twoim kierunku, bo wtedy mianownik rośnie bez końca. Dlatego kryteria ustala się przed pierwszym telefonem, a nie po dwustu połączeniach. Skąd bierze się rozstrzał samych stawek, rozkłada na czynniki wpis o tym, ile kosztuje lead sprzedażowy.
Do tego samego rachunku dolicz czas. Jeśli telefony wykonuje kierowca po kursie albo właściciel wieczorem, koszt gotówkowy wynosi zero, ale tempo jest takie, że dwadzieścia pięć rozmów rozkłada się na kwartał. Przy wolnych autach w tym miesiącu to za wolno i to jest zwykle moment, w którym ktoś zleca same pierwsze rozmowy na zewnątrz.
Stałe zlecenia transportowe do 3,5 tony: co jest inaczej
W busach cykl decyzyjny jest krótszy, a rozmówca inny. Rzadziej trafia się na dział logistyki, częściej na właściciela firmy albo kierownika magazynu, który potrzebuje dostawy na jutro. Wolumeny są mniejsze, więc jeden klient nie zapełnia auta i trzeba ich kilku na jeden kierunek. Za to wejście jest łatwiejsze: nie ma przetargu, nie ma wymogu floty, decyduje dostępność i to, czy odbierasz telefon.
Najlepiej rokują tutaj firmy, których towar wypada poza standard kurierski: przesyłki gabarytowe, długie profile, towar wrażliwy na przeładunek, dostawy z wniesieniem. Kurier odmawia albo liczy dopłaty, a nadawca zostaje z problemem, który da się rozwiązać jednym busem. To jest konkretny powód, żeby wybrać Ciebie, a nie cennik niższy o dwie złotówki.
Czego nadawca wymaga, zanim podpisze
Zanim ktokolwiek da Ci stały kierunek, sprawdzi trzy rzeczy: licencję i zakres uprawnień, ubezpieczenie OCP z sumą gwarancyjną adekwatną do wartości ładunku oraz to, czy jesteś w stanie podstawić auto zastępcze, gdy Twoje się zepsuje. Warto mieć te dokumenty przygotowane w jednym pliku, bo prośba o nie zwykle przychodzi wtedy, gdy rozmowa idzie dobrze, a zwłoka potrafi ją zatrzymać na dwa tygodnie.
Czwarta rzecz nie jest wymaganiem, tylko warunkiem, który musisz sprawdzić sam: termin płatności. Duzi nadawcy płacą po 45 albo 60 dniach i to jest normalna część kontraktu, ale oznacza, że przez dwa miesiące finansujesz paliwo i wynagrodzenia z własnych środków. Przewoźnik, który przy pierwszym dużym kontrakcie nie policzy tej luki, dowiaduje się o niej w najgorszym momencie. Jeśli przerwa jest zbyt długa, da się sfinansować fakturę z odroczonym terminem płatności, zamiast rezygnować z kierunku, który poza tym się opłaca.
Kiedy opłaca się zlecić pierwsze rozmowy
Są dwie sytuacje, w których dzwonienie własnymi siłami jest lepsze. Pierwsza to wąski rynek: jeśli na Twoim kierunku jest trzydziestu sensownych nadawców, obdzwonisz ich sam w tydzień i nikt nie zrobi tego lepiej niż właściciel, który zna trasę. Druga to bardzo specyficzny ładunek, gdzie pierwsza rozmowa jest techniczna i wymaga wiedzy, której konsultant nie ma.
Zlecenie ma sens wtedy, gdy lista liczy setki firm, kalendarz jest zajęty kursami, a rozmowy i tak wypadają wieczorem albo wcale. Wtedy kupujesz nie „telefony”, tylko czas: kryteria nadawcy spisane przed startem, rozmowy według zaakceptowanego skryptu i kontakty z notatką, w której stoi obecny przewoźnik, wolumen, kierunki i termin możliwej zmiany. Jeśli zamiast kontaktów wolisz gotowe terminy rozmów o warunkach, ten sam zespół prowadzi umawianie spotkań handlowych rozliczane za potwierdzone spotkanie, od 380 zł netto.
Jedna rzecz jest wspólna dla obu dróg. Telefon do firmy w celu handlowym wymaga zgody na marketing bezpośredni, a numer widoczny w rejestrze czy na stronie firmowej nią nie jest. Podstawa kontaktu dla każdego rekordu i rejestr sprzeciwów to element kampanii, nie formalność po fakcie. Jak to wygląda po zmianie przepisów, opisuje wpis o telemarketingu, RODO i zgodach.
Podsumowanie
Stałe zlecenie transportowe jest wynikiem rozmowy z właścicielem ładunku, a giełda jest narzędziem do zapełniania luk między takimi zleceniami. Zacznij od kierunków, na których masz wolne moce, zbuduj listę nadawców właśnie tam, dzwoń do osoby od logistyki i pytaj o datę końca obecnej umowy, bo to ona ustawia cały kalendarz. Wyceniaj jeden kierunek, proś o kurs próbny i licz koszt pozyskania w przeliczeniu na roczny obrót z klienta, a nie na cenę pojedynczego kontaktu.
Jeśli lista jest długa, a kalendarz zajęty kursami, opisz kryteria nadawców, do których mamy zadzwonić, a odeślemy wycenę kampanii mailem. Pakiet Start obejmuje 30 zweryfikowanych kontaktów na wyłączność, a umowa jest miesięczna.